Утсаар ажил хэргийн холбоо тогтоох ёс зүй

Ажил хэрэгч харилцааны хүрээнд ажил хэргийн холбоо тогтоох, түүнийг үр бүтээлтэй болгох хамгийн чухал хэрэгсэл нь утас юм.
Утсаар ярилцлага өрнүүлэх чадвар нь тухайн байгууллагын ажилтнуудын мэргэшлийн дээд түвшний баталгаа мөн.
Та дараах чадварыг эзэмшсэнээр өөрийн байгууллагын нэр хүндийг өсгөх төдийгүй ажилтны хувьд өсөн дэвжих боломжийг бүрдүүлнэ.
-Тайван ярих
-Чин сэтгэлээсээ хандах
-Харилцагчаа тэвчээртэй сонсох
-Ярианы явцад мэдээллийг бүрэн авах
-Өөрийн сэтгэл хөдлөлийг удирдах.
Утсаар ажил хэрэгч яриа өрнүүлэхэд цаг, мөнгө аль аль нь зарцуулагдана. Иймээс орчин үеийн цахилгаан холбооны техникийг ашиглахдаа утсаар харилцах үед мөрдөх ажил хэргийн /албаны/ ёс зүй, гоо зүйн хэм хэмжээ, дүрэм журмыг сахиж сурах нь зүйтэй. Утасны дуудлага бүрийн зайлшгүй хэрэгтэй эсэх талаар ямагт нягт, ул суурьтай дүгнэж, цэгнэж байх ёстой. Утсаар ярихад зарцуулах хугацааг тухайн утасны дуудлага болон энэхүү дуудлагаар шийдвэрлэх асуудлын яаралтай эсэх зэрэгтэй харьцуулах хэрэгтэй.
Утас нь ажил хэрэгч хүний цаг хугацааг эзэлдэг гол зүйл байдаг. Судлаачдын хийсэн дүгнэлтээс харахад 10 менежерийн 9 нь өдөрт ядаж нэг цагийг утсаар ярьж өнгөрөөдөг, 10 менежерийн 40 хувь нь буюу дөрвөн хүн өдөрт хоёр цагаас илүү хугацааг утсаар ярихад зарцуулдаг нь нийт ажлын өдрийн 25 хувийг эзэлж байна гэсэн үг юм.
Утсаар ярьж болох асуудлыг зөв тогтоох шаардлагатай. “Утсаар ярих яриа биш” гэдэг ойлголт санамсаргүй гарч ирээгүй. Иймээс шийдэх асуудлын хэмжээ томоохон, шийдвэрлэхэд хүндрэлтэй, нууц байх тохиолдолд утсаар бус харин захиа бичих, биечлэн уулзах, хамт олноороо хэлэлцэн шийдвэрлэх шаардлагатай.
Утсыг үр ашигтай хэрэглэхийн тулд ажил хэрэгч хүмүүст сайн зохион байгуулсан утасны гарын авлага болохуйц лавлахтай байх ёстой. Тэгээд үүнийг байнга шинэчилж, баяжуулж байвал зохино. Ажил хэргийн түнш, гол гол үйлчлүүлэгч, нийлүүлэгчдийн утасны дугаарыг цуглуулаад эмх цэгцтэй буюу системтэйгээр хадгалах нь зүйтэй. Үүний тулд компьютерийн тусгай программ, картын сан болон нэрийн хуудас хийх хавтас зэргийг ашиглавал тохиромжтой. Хамгийн их буюу байнга ашигладаг дугааруудыг гэрийнхээ болон ажлынхаа утасны санамжид хадгалах нь зүйтэй.
Утсаар албаны яриа ярихад анхаарах зүйлүүдийн талаар үзье.
Үүнд:
-Харилцуурыг аваад заавал мэндчилэх
-”Сайн байна уу”, “Өглөөний, өдрийн, оройн мэнд”
-Дараа нь компанийн нэрээ хэлэх
-Томоохон аж ахуйн нэгжийн хувьд газар, хэлтсийн нэрээ хэлэх
-Шууд мэдээлэл өгдөг ажилтны хувьд нэрээ хэлж болно.
-Утасны дуудлагад хэзээ ч “Сонсож байна” эсвэл “Байна уу” гэсэн хариулт өгөхгүй байх
-Мэдээлэл болж чадахгүй
-Дээд түвшинд энэ нь мэргэжлийн бус байдлыг илэрхийлнэ. /АНУ-д утсаар ийм хариулт өгдөг нарийн бичгийн дарга нарыг ажлаас нь шууд халдаг/
-Мэдээлэл шууд өгдөг ажилтны хувьд утсаар холбогдсон харилцагчид туслах үүрэгтэй бөгөөд “Би тусалж чадах болов уу даа ?” гэсэн асуулт зохимжгүй. Харин “Танд юугаар туслах вэ?” хэмээн шууд асуух нь тохиромжтой.
-Удирдлага, хамт ажиллагсад болон утсаар залгасан харилцагчдад ажлын байран дээрээ байхгүй хүний талаар хариулахдаа “Байхгүй, эзгүй” гээд харилцуураа таслах ёсгүй. Энэ тохиолдолд “Тэр байхгүй байна. Тэдэн цагийн үед ирнэ. Ямар нэг зүйл дамжуулах уу?” гэж хариулах нь зүйтэй.
-Утсаар ярих үедээ өөртөө итгэлтэй байх.
-Ямар ч ярилцлагын үед санаачлагыг гартаа авах боломж бүрдэнэ.
-Утасны дуудлага бүрээс дээд хэмжээний үр дүн хүртэх бололцоо бий болно.
-Утсаар ярих яриаг залгасан тал эсвэл харилцааны хувьд статус дээгүүр тал /эмэгтэй хүн эсвэл удирдлага/ дуусгах нь зохимжтой.
Утсаар ярихад хамгийн гол зүйл бол цагийн зөв сонголт байдаг. Судалгаанаас харахад ажил хэрэгч хүмүүсийн 15 орчим хувь нь өөрийн сонирхсон, ярих шаардлагатай байгаа ярилцагчтай гурван удаагийн оролдлогоор холбогдож чаддаг. Үүний гол шалтгаан нь та зөвхөн өөртөө тохиромжтой цагийг сонгоод, нөгөө холбогдох гэж буй хүнийхээ ажлын нөхцөл байдал, өдрийн дэглэм, ажлын ачаалал зэргийг тооцоолоогүйтэй холбоотой. “Оргил цаг”-аар ярих нь үр дүнгүй байдаг.
Хэдийгээр ярилцагч танд хариулж байгаа хэдий ч энэ нь ихэвчлэн уучлалт гуйж, яриаг өөр цагт хийхээр тохиролцох яриа л болдог. Энэ нь тодорхой хэмжээний үр дүн боловч өөрийн тань тооцоолсон тэр үр дүн биш юм.
Утсаар ярих ярианы урлаг нь маш богино хугацаанд ихээхэн хэмжээний мэдээллийг хүлээн авагч, дамжуулах явдал байдаг. Мэргэжилтнүүд ажил хэрэгч ярианы хамгийн үр ашигтай үргэлжлэх хугацааг 4-6 минут буюу 240-360 секунд гэж үздэг. Утсаар ажил хэрэгч харилцаанд 10 минутаас илүү хугацаагаар орвол энэ нь ажил хэрэгч биш болно. Хэдийгээр маш бага хугацаа мэт санагдавч өөрийн утсаар ярьсан яриаг орчин үеийн утасны аппаратын самбар дээр хянавал шаардлагатай мэдээллийг солилцоход энэ нь хүрэлцээтэй их хугацаа гэдэгт итгэх болно.
Утсаар ярих яриаг тодорхойлдог чухал шинжүүд бол дууны өнгө, сэтгэлийн хөдлөл, аялга, дууны чанга, сулын байдал, ярианы хэмнэл ба хурд байдаг. Утсаар ярихад таны дуу хоолой бүдүүлэг, боловсон, цовоо сэргэлэн, хойрго залхуутай, түгшүүртэй, хахирах эсвэл эелдэг сонсогдож болно. Үүнээс үндэслэн утсаар ярьж буй түншийн талаар дүгнэлт хийж болно. Таатай, аятайхан дуу хоолой харилцан ярилцагчийн анхаарлыг татаж, таныг илүү их сонсож, аль болох яриаг бага тасалдуулах болно. Таны дуу хоолой цовоо сэргэлэн, эрч хүчтэй сонсогдох ёстой. Сүүлийн үеийн сэтгэл судлаачид утсаар ярихдаа инээмсэглэсэн дүр төрхийг хадгалан ярьж сурахыг зөвлөж байна. Ингэснээр Та харилцагчдаа найрсаг, туслахад бэлэн байгаа байдлаа дуу хоолойныхоо өнгөөр илэрхийлэх бололцоотой болно.
Ярианы хурд утсаар ярих хязгаарлагдмал хугацааг тооцоолон аль болох хэмнэлттэй байх ёстой боловч харилцан ярилцагч тань ярьсан зүйлийг хүлээн авч болохуйц байх нь зүйтэй. Аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын хувьд утасны зардал өндөр гарах тохиолдлууд түгээмэл байдаг. Утасны тэмдэглэгээний дэвтэр нь утсаар хэмнэлттэй ярих боломжийг бүрдүүлэх төдийгүй танай байгууллагын хувьд өөрийн харилцагчдад амласан мэдээллээ хугацаа алдалгүй, цаг тухайд нь хүргэх боломжийг олгоно.