Цагийг үр бүтээлтэй өнгөрүүлэх аргууд

АНУ-ын компаниудад худалдааны ажилтан болон мэргэжилтэн сонгох талаар боловсрол олгодог StaffingU компанийг үндэслэгч Скотт Винтрип “цагийг удирдах” сэдвээр өнөөг хүртэл бичигдсэн зүйлс хэр их бэрхшээлд хүргэдэг талаар нотолсон тухайгаа хэлж байна. Тэрээр өгүүлэхдээ цагийг “удирдах” талаар хэчнээн их арга хэлбэр байдаг ч үнэндээ хувь хүн өөрөө цагаа хэрхэн өнгөрүүлж, юу хийхээ сонгохоос их зүйл шалтгаална” гээд дараах 10 зүйлсийг санал болгож байна.

1. Эрүүл мэндээ илүү их анхаарч, өөрийгөө өөрчил. Эрүүл хүнсээр хооллож, тогтмол цагт унтаж, өөртөө цаг гаргаж, дуртай зүйлээ хийх нь ажлын талбарт эрч хүчтэй, илүү үр дүнтэй байхад тусалдаг. Үүнийг машинтай адилтгаж болно. Машинаа анхаарч арчлан, сайн бензин хийж байвал ашиглах хугацаа нь төдий чинээ урт байх болно.

2. “Үргэлж” ажилла, тасалдуулахаас зайлсхий. Ажлаа зай завсаргүй хийхийг оролд. Завсарлаад дахин эхлэхэд оюун ухаанаа дахин төвлөрүүлэх хэрэгтэй болдог. Байнга завсарлахад таны цаг хугацаа, эрч хүч алга болно.

3. Цаг алдуулах зүйлсийг холдуул. Анхаарлыг тань сарниулах, ажлаа хийхэд саад болох зүйлсийг эргэн тойрноосоо холдуул. Ингэснээр та илүү сайн төвлөрч, үр дүнтэй ажиллах болно. Үүний тулд та хамтран ажиллагсадаасаа тусламж авч, мессежээ тодорхой цагуудад уншиж, нарийн бичигтээ утсаар ярих ажлыг даатгаж эсвэл чимээ аниргүй хурлын өрөөнд орж ажиллаж болно.

4. Илүү их эсвэл бага байж болно. Өөрөөр хэлбэл, “Чанар, тоо хэмжээнээс илүү чухал юм”. “Өдөр хийх ажлаа бага хэмжээгээр төлөвлөвөл, илүү чанартай хийх бөгөөд урьдчилан төлөвлөөгүй зүйл гэнэт гарч ирж саад болохоос сэргийлнэ.

5. Ажлын төлөвлөгөө, хуваарь хэрэглэ. Цаг заваа зохицуулж удирдахын тулд ажлын төлөвлөгөө хэрэглэ. Та төрөл бүрийн хөтөлбөр “time manager” зэрэг цаас, компьютер зэргийг ашиглаж болно. Өөртөө хамгийн тохиромжтойг сонго.

6. Хэрэгтэй цагт “Үгүй” гэж хэлж сур. Та завгүй эсвэл тухайн сэдвээр хангалттай мэдээлэлгүй үед “Үгүй” гэх хэрэгтэй. Ингэснээр таны ачаалал багасаж, өөрийн ажилдаа илүү их цаг гаргаж чадна. Нэг долоо хоногийн турш туршиж үзээд ялгааг нь олж харах болно.

7. Цаг гарга. Өдөр тутмынхаа ажил дундаас ашиггүй, хугацаа алдаж буй ажлыг хасч, тухайн цагийг хамгийн сайнаар ашигла.

8. Автоматжуул. Техник ашигла. Техникийн хэрэгсэл ашиглан олон зүйлийг автоматжуулж болох бөгөөд ингэснээр “хулгайлагдах” цагаа багасгаж болно. Жишээ нь утсаар ярихын оронд электрон шуудан ашиглах эсвэл байнга хэрэглэдэг бэлэн хариултуудыг утсандаа бэлдэх.

9. Ажлаа хуваарил. Ажлаа бүгдийг нь өөрөө хийх гэж бүү оролд. Бусдад шилжүүлж болох ажил байж л байгаа. Ийм ажлаас болж цаг алдахгүйн тулд хамтран ажиллагсаддаа өгч эсвэл тань шиг хийж чадах гадны байгуллагад (outsourcing) даатгаж болно.

10. Нэгтгэ. Дургүй ажлаа хийх үедээ өөрийн дуртай ямар нэг зүйлийг давхар хийхэд танд тааламжтай байх болно. Жишээ нь, утсаар ярьж байх үедээ дуртай хөгжмөө сонсох боломжтой.

Цаг хугацаа бол хүн бүрт оногдсон бэлэг юм. Та бүхэн цаг завынхаа өчүүхэн төдий хэсгийг дээрх зүйлсэд болон өөрийн хүсэлдээ тохируулан ашиглана гэж итгэж байна. Ингэж чадвал та өөрийн хийх дуртай цаг ашиглах талаарх оновчтой зөвлөгөө.

Минутаар хэмжигдэх зорилтууд

Зорилгодоо хүрэх нууцын нэг нь хором хугацааг нэмэх юм. Нэг өдөрт 1440 минут таны мэдэлд байдаг. Хүн бүрт хоногийн 24 цаг бий. Ер нь нэг өдөр гэдэг үнэтэй хормоос бүтсэн цаг хугацааны банк юм. Хэдий хэмжээ хязгаартай боловч ашиглах сонголт хязгааргүй. 24 цагийн дотор юу эс болох вэ? Бид үүний 8 цаг буюу 1440 минутын 480-ийг унтаж өнгөрүүлдэг. Мөн адил хугацааг үхмэл байдлаар ажил дээрээ өнгөрүүлнэ. Тиймээс танд зөвхөн үлдсэн хугацааг үхмэл байдлаар ажил дээрээ өнгөрүүлнэ. Тиймээс танд зөвхөн үлдсэн хугацаа нь л үлдэж байна. Амьдрал дээр та үүний зөвхөн хагасыг л ашиглаж чаддаг. Энэхүү байдлаас гарах арга байхгүй мэт санагдаж байгаа биз? Өөрийн хийхийг хүссэн зүйлдээ бага цаг зарцуулах нь таны дараагийн алхамд чөдөр болох болно.

Зорилгодоо хүрэх, хагалттай цаг байхгүй гэсэн сэтгэлийн дарамтаас салахын тулд энэхүү илүү цагийг олж авах хэрэгтэй. Ингэхийн тулд хором бүрийг ихэсгэ. Өдөр бүр өөртөө гаргах 60 буюу түүнээс дээш минут нь та бусадтай амьдралаа хуваалцаж, өөрийгөө хөгжүүлж, амьдралаа илүү сэтгэл хангалуун өнгөрүүлж, мэргэжлээ дээшлүүлж, бүх чадвараа ашиглах боломжтой болгоно. Өдөрт 60 минут гаргах нь 10 жилийн дотор дээд сургуулийн диплом олж авахад хангалттай хугацаа юм.

Албаны цаг ашиглалт

Цагаа зөв ашиглах эсэх нь биднээс шалтгаалдаг. Харин албан газрын орчинд зохион байгуулалтаас хамаарна. Цаг ашиглах тухайд эрдэмтэн Рай Иосифс дараах зөвлөгөөг өгч байна.

    * Боломжтой бол хүмүүсийг ихэвчлэн нарийн бичигтэй уулзуулж бай.

    * Ямар нэг ажил хийхдээ тухайн ажлын тухай нарийн бичигтэй сайтар ярилц. Ингэвэл хангалттай мэдээлэлтэй болж таны өмнөөс зарим тохиромжтой хариуг өгч цагийг тань хэмнэнэ.

    * Сайн зөвлөгөө өгөхийн тулд хангалттай цаг гаргаж, эхлэлийг гаргахын тулд байнга дэмжиж бай.

    * Өглөөд эсвэл үдээс хойш уулзалтын тогтмол цаг гаргавал хоёулаа бусад ажлаа хийх завтай болно.

    * Нарийн бичгээ өөр дээрээ байн байн дуудах хэрэггүй. Өөрийн тэмдэглэлээ байнга дэргэдээ байлгаж, заавраа нэг дор өг, учир нь олон зүйл хүлээгдэж болно. Хэрэв яаралтай шаардлагагүй бол заавал мэдэх гэж мөн дуудаж хэрэггүй.

    * Нарийн бичигтээ өдөр тутмын мэдээллийг өг. Хэлтсийн өөрчлөлт, явуулж буй төсөл, бусдад даалгасан ажил, шагнасан баримт, утасны дугаар зэргийг хэлж өг.

      Бичиг цаасны ажилд удирдах ажилтан дараах үүрэгтэй:

    * Өдөр тутмын бичиг баримт таны шургуулганд байг. Нарийн бичгээ дуудахын оронд хамгийн дээр нь гол ажлаа тавь. Хийж дуусаад ижил төрлийн баримт бүхий газар хадгал.

    * 7 хоног, 14 хоног, сарын ажилд зориулсан хавтас гарга. Энэ нь шаардлагатай үед дэмий суухаас сэргийлэх болно.

    * Танд ирсэн захидал, албан бичгүүдийг нарийн бичиг харж байвал зүгээр. Учир нь хэсэг хугацааны дараа танаас зөвхөн “За”, “Үгүй” гэсэн хариу дуулаад тэр дор нь гарын үсэг зурахад бэлэн захидал, албан бичиг бичих чадвартай болно.

      Өдөр тутмын тогтмол ажлыг хэн хийх вэ?

      Өдөр тутмын зүйлсийн ихэнхийг нарийн бичигтээ эсвэл туслахдаа даатга. Хэрэв туслах тань тухайн талбартаа илүү их мэдлэгтэй бол шууд даатгаж болно. Үгүй бол та бүх ажлыг өөрөө хийх гэж хамаг цаг хугацаа, хөлс хүчээ дорд үзсэн эсвэл дарамттай орчин бүрдүүлэхээс залсхийх нь хүмүүсийн илүү өөриймсөг хандахад нь тусална.

      Зарим чухал сануулга

    * “Шинэ арга барил, материал, лавлах зүйлсийг ол. Ингэснээр ажил тань хялбар болно. Ажлынхаа хуучин хөтөлбөрт заавал баригдах шаардлагагүй.

    * Зөвлөгөө, ажлын ном бүхий номыг олж ав. Энэ нь цаг хожиход тусална.

    * Хүний сэтгэл санаанд “Баярлалаа” гэдэг үг маш хүчтэй нөлөөлдгийг мартаж болохгүй. Өдөржингөө ажилласан нарийн бичигтээ зарим ажил тасалдсан ч хамаагүй танд хэчнээн их тус болж, цаг хугацааг тань хэмнэж өгсөнд баярласнаа илэрхийлээрэй.

    * Нарийн бичгээ хааяа албан өрөөнөөс гадагш гарга. Багахан судалгааны дагуу хотоос гаднах бяцхан аялал нь үнэхээр сайхан шагнал болно.

  Өөрөө цагаа төлөвлө

      Бидний ажлын хэмнэл өдөр ирэх бүр хурдсаж байгаа энэ үед цагийг сайн ашиглахын тулд ажил, ар гэрийнхээ бүх зүйлийг төлөвлөх нь улам их чухал болж байна. Та итгэхгүй бол хэсэг тунгаагаад үзээрэй. Нас биед хүрсэн хүн энд тэнд тавьсан түлхүүрээ хайсаар жилд 16 цагийг дэмий өнгөрөөдгийг битгий мартаарай. Интернэтээр явуулсан судалгаагаас үзэхэд зохион байгуулалт муутай зааварлагч ажлын 1 цагийг өдөр бүр алддаг байна. Оны эцэст хэчнээн их хугацаа болохыг нь та тооцоод үзээрэй. Ийм байхад хүмүүс яагаад өдрийн ажлаа төлөвлөхөөс зугтаадаг байна аа? Зохион байгуулалттай байх нь амжилтад хүргэдэг: Харин төлөвлөгөө эмх замбараагүй бол илүү их цаг хугацаа алддаг. Иймээс бүх зүйл “энгийн байх хэрэгтэй”. Та бүхэн дараах аргаар энгийн төлөвлөгөө гаргаж болно.

      1. Хийх ажлаа бичсэн жагсаалт үзгээ байнга халаасандаа авч яв.

      2. Санаандаа орж ирсэн бүхнийг тэмдэглэж ав.

      3. Амьдралынхаа бүх талтай холбоотой жагсаалт гарга.

      4. Эмх замбараагүй байдлыг цэгцлэх хэрэгтэй.

      5. Уулзалт болон хийх ажлынхаа эцсийн өдрийг жагсаан бич.

      6. Тэмдэглэлээ самбарт хад.

      7. Ширээгээ эмх цэгцтэй байлга.

      8. Эд хогшлоо зөв байршуул.

      9. Хэрэглэх зүйлсээ тохиромжтой газар тавь.

      “Үхмэл” цагийг хэрхэн амьдруулах вэ?

      Хүлээх үү, дугхийх уу? Зогсох уу, амрах уу? Бид багахан зүйлийг өөрчлөөд “үр дүнгүй үхмэл цагийг” үр дүнтэй болгож болно.

    *Та уншихыг хүсэхгүй байгаа бол хүлээх нь таны хувьд амралт болно. Боломжтой бол нүдээ аниад, биеэ суллаад үз.

    *Хүлээх хооронд хөнгөхөн дугхийгээд авсан ч болно.

    *Зарим хүн суух газар байхгүй ч зогсоод эсвэл юм түшээд огт хөдлөлгүйгээр амарч сурсан байдаг. Зарим хүн ийм байдлаар өдөрт 1-2 цаг сайхан зүүрмэглэж чаддаг. Ингэж амрах нь цаг хожих сайхан боломж юм.